バックグラウンドチェックのやり方は？調査内容や注意点を解説

バックグラウンドチェックは近年、日本でも導入する企業が増加したため、認知される言葉になりました。
しかし、自社では導入しておらず、詳細はわからないという企業も少なくないでしょう。

この記事では、バックグラウンドチェックのやり方と注意点を解説していきます。

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バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、採用選考時に候補者の経歴などに詐称や虚偽がないかを調査することで、「雇用調査」「採用調査」とも呼ばれています。
履歴書や面接だけでは確認できない項目を、詳しい調査を行うことで確認します。

バックグラウンドチェックは欧米など海外では一般的に実施されていますが、日本では外資系や金融系の企業で行われている程度で、認知度も高くありませんでした。
しかし近年では、雇用形態が変化し中途採用が増えた背景から、バックグラウンドチェックを導入する企業が増加しました。

バックグラウンドチェックの目的

バックグラウンドチェックの最大の目的は、「公平な採用を行い、自社に望ましくない候補者を見極めること」です。
この目的の中には、経歴詐称による業務遂行へのリスクを回避することだけでなく、コンプライアンスが重視される現代において、企業防衛を行うことも含まれます。

経歴詐称や反社会的勢力との繋がりなどは、書類を確認して面接を行うだけでは見極めることはできません。
虚偽や詐称があれば、業務のパフォーマンスに問題が発生したり、不正行為を起こしたりする可能性もあります。

また、反社会的勢力との繋がりや犯罪歴等があった場合、企業にとって不利益を被るリスクや、企業自体の信用問題に関わる恐れもあります。
バックグラウンドチェックの実施は、人材採用におけるリスクを低減させることに繋がります。

関連記事：個人情報保護法に基づくバックグラウンドチェックの必要性と合法性について

バックグラウンドチェックの調査内容とやり方

バックグラウンドチェックで調査を行う項目は、主に以下の6つです。

• 学歴
• 職歴
• 反社チェック
• 犯罪歴
• 民事訴訟歴・破産歴
• インターネット・SNS調査

それぞれ詳しい内容と、調査のやり方を解説します。

学歴

バックグラウンドチェックでは、採用候補者の学歴を調査します。
卒業証明書の提出を求める方法が一般的で、入学・卒業年月、学位や専攻、卒業の有無などを確認します。
提出していた情報と相違がある場合、学歴詐称ということになります。

職歴

バックグラウンドチェックでは、履歴書・職務経歴書に記載されている職歴に詐称がないかも調査します。

過去に勤務した企業の雇用形態・職務内容などに虚偽がないかを、勤務先に直接電話で確認するなどの方法で確認します。
雇用形態に虚偽があったり、入退社日を詐称して失業期間を短くしたりしている場合、経歴詐称ということになります。

ただし、休職歴は申告する義務がないため、バックグラウンドチェックを行うことで判明することもあります。
その場合、休職理由を採用候補者に対して確認することは可能ですが、プライバシー保護や差別を避けることなど、細心の注意が必要です。

関連記事：バックグラウンドチェックはどこまで調査が必要なのか？　採用ターゲット層に合わせた調査とは

反社チェック

バックグラウンドチェックでは、採用候補者が反社会的勢力と繋がりがないか、反社チェックを行います。
反社会的勢力は、「暴力、威力と詐欺的手法を駆使して経済的利益を追求する集団又は個人」と定義されており、暴力団以外にも、準暴力団や総会屋、社会運動標ぼうゴロなども含まれます。

参考：厚生労働省「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針について」

反社会的勢力に関係する人物が社内に入り込むと、不当な要求をされたり、従業員が危険な目に遭ったりするなどのリスクだけでなく、反社会的勢力との関係が世間に露見することで、企業の信用が失墜してしまう恐れもあります。

反社会的勢力との関係を書類や面接だけでは見極めることが難しいため、反社チェックを行う必要があります。

関連記事：反社チェックはどこまで行うべきか 実施対象・方法を解説

犯罪歴

バックグラウンドチェックでは犯罪歴を調査することもあります。
主な方法として、警察や裁判所のデータベースと照会する方法がありますが、日本では犯罪歴は原則非公開となっているため、過去のニュース報道などメディアリサーチを行うことが一般的です。

犯罪歴の調査は、プライバシー保護の観点から違法に当たる可能性があるため、実施する際は注意が必要です。

民事訴訟歴・破産歴

バックグラウンドチェックでは、民事訴訟歴・破産歴も調査することができます。
民事訴訟歴は公的機関でデータベース化されていないため、依頼を受けた調査会社が持つ独自のデータベースで確認することが一般的です。

破産歴については、官報で公開されている情報を確認することが可能です。

インターネット・SNS調査

近年のバックグラウンドチェックでは、インターネットやSNSの調査を行うことも一般的になっています。
インターネットやSNSで候補者の名前などを検索し、逮捕歴や不適切な発言等がないかを確認します。

関連記事：バックグラウンドチェックと在籍確認が必要な理由を詳しく解説

バックグラウンドチェックの実施方法

バックグラウンドチェックを実施する際は、調査会社に依頼することが一般的です。
それ以外にも企業内で調査する方法などもありますので、詳しく解説します。

調査会社に依頼

前述の通りバックグラウンドチェックを行う際の一般的な方法で、専門的に調査してくれる調査会社に依頼する方法です。

調査会社では、金銭トラブルや採用候補者の素行など、企業で調査することが困難な詳しい調査を実施することができます。
調査する項目を調査会社とすり合わせ、調査を実施します。

もし違法な調査が発生した場合、委託管理責任として採用企業側に責任が発生するため、コンプライアンスを徹底した調査会社を選定するよう注意が必要です。

また調査会社に依頼する場合、自社での調査よりも費用が掛かってしまうため、採用候補者のリスクに合わせて調査内容を選択するとよいでしょう。

企業で調査

バックグラウンドチェックは採用企業自身で実施することもできます。
ただし、調査できる内容は「学歴」「職歴」など簡易的に調査ができるものに限られてしまいます。

その他の項目を調査することも可能ですが、手間と時間がかかるほか、得られる情報が限られてしまうため調査自体の精度も低くなってしまうでしょう。

企業自身でバックグラウンドチェックを実施する場合、調査会社に依頼する費用を削減することができることがメリットです。

関連記事：バックグラウンドチェックで休職歴は確認できる？発覚した場合の対応についても解説

代わりにリファレンスチェックを実施

採用選考時の調査手法として、バックグラウンドチェックのほかにリファレンスチェックがあります。
リファレンスチェックは、前職・現職の上司や同僚などに、採用候補者の経歴や人物像、勤務態度やスキルなどをヒアリングする方法です。

実際に採用候補者と働いたことのある第三者目線の意見を聞くことで、自社にフィットする人材かどうかを確認します。
リファレンスチェックで調査できる内容は、違法調査に当たる項目がなく、法的なリスクがバックグラウンドチェックよりも低いことがメリットです。

ただし、リファレンスチェックだけでは、採用候補者の問題因子となりうる要因はスクリーニングできないため、リファレンスチェックと反社チェックを行うなど、調査方法を組み合わせて実施するとよいでしょう。

関連記事：バックグラウンドチェックとは？リファレンスチェックとの違いも解説

バックグラウンドチェックを実施する際の注意点

バックグラウンドチェックを実施する際の主な注意点は3つあります。
バックグラウンドチェックは正しい方法で行えば違法ではありませんが、調査内容などによって法律に抵触する場合もあるため、以下の注意点を守る必要があります。

実施前に候補者からの同意が必要

まず、バックグラウンドチェックを行う際は、実施前に候補者から同意を得る必要があります。

バックグラウンドチェックで取得する情報はセンシティブな情報を含んでいるため、同意を得ずに調査した場合、プライバシーの侵害となる可能性があります。
情報の取り扱いに関する説明をしっかりと行ったうえで、採用候補者の同意を得てから実施しましょう。

調査項目によっては違法になる可能性がある

バックグラウンドチェックで調査できる範囲は、「業務の目的達成に必要な範囲内」での情報収集です。
犯罪歴や訴訟履歴の調査は職業安定法に抵触する可能性があります。

職業安定法（求職者等の個人情報の取扱い）

第五条の五　公共職業安定所、特定地方公共団体、職業紹介事業者及び求人者、労働者の募集を行う者及び募集受託者、特定募集情報等提供事業者並びに労働者供給事業者及び労働者供給を受けようとする者（次項において「公共職業安定所等」という。）は、それぞれ、その業務に関し、求職者、労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報（以下この条において「求職者等の個人情報」という。）を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。ただし、本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は、この限りでない。

参考：職業安定法「e-Gov法令検索」

また、人種や民族、本籍地、思想や信条等についても、調査項目としてプライバシーの侵害になる可能性があるので注意が必要です。

１　個人情報の収集、保管及び使用
(1)職業紹介事業者等は、その業務の目的の範囲内で求職者等の個人情報（以下単に「個人情報」という。）を収集することとし、次に掲げる個人情報を収集してはならないこと。ただし、特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合はこの限りでないこと。
イ　人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
ロ　思想及び信条
ハ　労働組合への加入状況

参考：厚生労働省

内定前に実施するのが良い

一度内定を出してしまうと、バックグラウンドチェックの結果によって内定を取り消すことは基本的にはできません。

学歴や職歴などに詐称があれば、内定を取り消す理由として正当だと判断されますが、経歴詐称や反社会的勢力との関わりなどがなく、「調査の結果自社に合わないと判断した」という理由によって内定を取り消すことは難しいでしょう。

結果を反映させるためにも、バックグラウンドチェックは、内定前に結果が出るように実施しましょう。

関連記事：バックグラウンドチェック実施と通知のタイミングは？　結果が出る所要期間も解説

採用調査には反社チェックが有効

採用調査を行う際、バックグラウンドチェックは法令に抵触するリスクや、費用が掛かるといった面から、導入を躊躇する企業も少なくないでしょう。
そこで、バックグラウンドチェックを実施しない場合でも、採用リスクを減らせる方法として、反社チェックが有効になります。

バックグラウンドチェックの項目の1つでもありますが、反社会的勢力と関わることで企業が抱えるリスクを回避するために、必ず実施するべき項目です。

反社チェックとは

反社チェックとは、チェック対象者が反社会的勢力と関わりがないかを調査することです。
反社会的勢力は年々巧妙化しており、気付かぬうちに関わりを持ってしまっていたというケースが存在します。

また、闇バイトなどの増加によって、新卒など若い世代の候補者が反社会的勢力と関わりを持っているケースも少なくありません。
反社チェックを行い、採用前に反社会的勢力との関わりを排除することが必要です。

関連記事：反社チェックは義務なのか？反社会的勢力に関わる法令やチェックの方法を解説

反社チェックツールが選ばれる理由

反社チェックを行う方法は、新聞やインターネット情報などの公知情報の調査をする方法、興信所など調査会社にチェックを依頼する方法、警察や暴追センターに問い合わせる方法などがあります。

いくつかある中でも導入を推奨するのが、反社チェックツールを利用する方法です。
反社チェックツールは、名前や企業名などを検索することで、反社チェックに必要な情報を自動で絞り込んで検索できるツールです。

インターネットや新聞のデータベースなどで検索する場合、ネガティブな情報以外にも大量の記事がヒットしてしまいます。
大量の記事の選別と精査にはかなりの時間と手間がかかってしまうため、ネガティブな情報だけを絞り込むことができるという特徴は、反社チェックツールが選ばれる大きな理由の1つです。

ほかにも、各ツールによって、取引先の一括検索ができる機能や、チェックの履歴が保存できる機能などがありますので、自社の目的にあった反社チェックツールを検討するとよいでしょう。

まとめ

バックグラウンドチェックの実施方法は、調査会社に依頼をすることが一般的ですが、採用企業自身で調査をすることも可能です。
調査項目はさまざまあるため、候補者の立場や採用ポジションなどのリスク度によって、調査内容や実施方法を検討しましょう。

また、バックグラウンドチェックは実施せずリファレンスチェックのみを行うという手段もありますが、バックグラウンドチェックを実施しない場合は、必ず反社チェックを実施することを推奨します。

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