バックグラウンドチェックを行う方法とは？実施の目的と注意点も解説

転職が増え、中途採用が一般的になっている日本において、バックグラウンドチェックは採用時に大切な工程になります。

この記事では、バックグラウンドチェックを行う方法と、実施の目的、実施する際の注意点も解説します。

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バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、採用を行う際、採用候補者の経歴や身辺に詐称や問題がないかを調査することで、雇用調査、採用調査とも呼ばれています。

日本では外資系・金融系の企業で導入が進んでいますが、それ以外の企業では浸透しておらず、聞き馴染みのない方も少なくないでしょう。

しかし、アメリカでは95％以上の企業が、何かしらのバックグラウンドチェックを実施しています。
雇用形態が変化し、中途採用が増えた現代において、バックグラウンドチェックは重要です。

バックグラウンドチェックの効果

バックグラウンドチェックによってもたらされる効果を2つ解説します。

企業コンプライアンスの強化

SNSが普及したことにより情報の拡散力が強まり、コンプライアンスが重視されるようになりました。

企業のコンプライアンス違反のほとんどは、従業員による不祥事や問題行為です。
バックグラウンドチェックを実施し、以前に問題を起こしていないかを確認することで、コンプライアンスの強化に繋がります。

また、バックグラウンドチェックの項目の1つでもある反社チェックを実施することで、反社会的勢力と関与がないかを確認することができます。

反社会的勢力と関係を持つことは、重大なコンプライアンス違反になるため、反社チェックは重要な調査項目です。

採用の強化

日本では転職が一般的になっており、企業側は即戦力となる人材を採用できるかということが重要になっています。
そのため、採用において「見極め精度の向上」「採用の効率化・スピードアップ」が求められます。

バックグラウンドチェックを実施することで、正確な経歴を確認できるため、採用の強化に効果があります。

関連記事：バックグラウンドチェックはどこまで調査が必要なのか？　採用ターゲット層に合わせた調査とは

バックグラウンドチェックの目的

バックグラウンドチェックには以下の3つの目的があります。

• 正しい経歴を確認し、公正・公平な採用を行うため
• 企業を守るため
• バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違い
  
  

それぞれ詳しく解説します。

正しい経歴を確認し、公正・公平な採用を行うため

履歴書や職務経歴書などの提出書類は、採用候補者によって詐称されている可能性があります。
例えば、卒業年月や専攻、退職時期などを詐称していた場合も、経歴詐称という扱いになります。

バックグラウンドチェックを実施すると、書類や面接だけではわからない正確な情報を得ることができ、公正・公平な採用を行うことができます。

企業を守るため

過去に問題や不祥事を起こしている人物や、反社会的勢力と関係のある人物を採用してしまうと、社内でのコンプライアンス違反や法令違反、不当要求や脅迫などが起こる恐れがあります。

採用前に調査を行うことで危険な人物を排除し、企業を守ることができます。

関連記事：バックグラウンドチェック実施と通知のタイミングは？　結果が出る所要期間も解説

バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違い

リファレンスチェックとは、採用候補者の現職・前職の上司や同僚に対して、配属部署や勤務期間に虚偽がないかを確認したり、勤務態度や能力についてヒアリングしたりすることです。

バックグラウンドチェックは虚偽や詐称がないかを確認し、危険な人物を排除することが目的ですが、リファレンスチェックは採用候補者の人物像や実績を確認することで、自社にフィットする人材かを見極めるという目的があります。

リファレンスチェックはバックグラウンドチェックの調査項目の1つでもありますが、バックグラウンドチェックを実施することに抵抗がある企業は、リファレンスチェックのみを実施することもあります。

関連記事：バックグラウンドチェックとは？リファレンスチェックとの違いも解説

バックグラウンドチェックの実施方法

バックグラウンドチェックの実施方法は主に以下の3つです。
順番に解説します。

調査会社に依頼する

バックグラウンドチェックには専門的な知識や調査手段が必要になるため、調査会社に依頼するのが一般的です。
調査を依頼する際は、調査会社と調査項目をすり合わせて調査を実施してもらいます。

バックグラウンドチェックで調査を行う項目の中には、個人情報保護法に抵触する恐れのあるものもあるため、コンプライアンスを徹底した調査会社を選定することが大切です。

自社で実施する

自社で調査を行う場合、費用はほとんどかからず低コストで実施することができますが、調査できる内容は学歴や職歴などの簡易的な項目に限られてしまいます。

学歴は卒業証明書の取得、職歴は職務経歴書を確認したり、リファレンスチェックを実施したりすることで調査します。

リファレンスチェックで代替する

バックグラウンドチェックは日本企業で浸透していないこともあり、採用候補者がネガティブな印象を抱くリスクを懸念する企業もあるでしょう。
そういった場合にリファレンスチェックで代替することが推奨されます。リファレンスチェックを行うことで、採用候補者がどういった人物なのか、会社での態度はどうだったか、トラブルや問題を起こしていないかなどを確認することができます。

ヒアリングを行う相手は採用候補者自身で選ぶことが可能です。

関連記事：バックグラウンドチェックと在籍確認が必要な理由を詳しく解説

バックグラウンドチェックの実施方法を選ぶ基準

バックグラウンドチェックの実施方法を3つ紹介しましたが、その中からどの方法を選ぶかという基準は、法的なリスクレベルと、調査をしたい内容によって選定するとよいでしょう。
どういった基準になるのか、詳しく解説します。

法的なリスクレベル

法律に抵触するリスクという点ですが、自社での調査やバックグラウンドチェックのみの実施の場合、調査項目も限られているため、個人情報保護法に抵触するリスクは低いです。

反対に、調査会社に依頼をする場合、より詳細な調査ができるため、プライバシーの侵害と判断されてしまうリスクが高くなります。

調査会社に依頼する場合、企業側には委託管理責任があるため、調査会社が違法な調査を行った場合でも、企業が処分の対象になる恐れもあるため注意が必要です。

調査内容

調査したい内容も実施方法を選ぶ基準としてポイントとなります。

学歴や職歴などの簡易的な情報のみを確認したい場合は自社での調査でよく、人物像や仕事の実績などを確認したい場合はリファレンスチェックを実施すればよいでしょう。

バックグラウンドチェックの調査項目は、訴訟歴や破産歴、犯罪歴、SNSの調査など多岐に渡ります。
深堀調査をしたい場合は、調査会社に依頼をすることで、自社では調べることのできない内容や、精度の高い結果を得ることができます。 

関連記事：個人情報保護法に基づくバックグラウンドチェックの必要性と合法性について

バックグラウンドチェックの注意点

採用時には実施すべきバックグラウンドチェックですが、いくつか注意点があります。
3つ紹介します。

違法にならないよう注意する

バックグラウンドチェックが違法になるケースが2つ存在します。

1つ目は、前述の通り調査範囲についてです。業務上必要のない情報を調査することはプライバシーの侵害とみなされ、違法になるケースがあります。
国籍や信仰、病歴などは要配慮個人情報とされており、特に注意が必要です。

2つ目は採用候補者に事前に許可を取っていないケースです。バックグラウンドチェックを実施する際は、採用候補者から同意を得る必要があります。
違法な調査にならないよう、必ず実施前に同意を得ましょう。

関連記事：バックグラウンドチェックが違法になるケースはある？実施する際の注意点も解説

内定前に実施する

バックグラウンドチェックを実施したあとに、内定を取り消すということは基本的にできません。
せっかくチェックを実施しても、その結果を採用選考に反映できなければ意味がありません。

必ず、内定を出す前に結果が来るようにスケージュールを組むようにしましょう。

また、経歴の詐称や反社会的勢力との関係が発覚した場合は、内定後でも、内定取り消しができる可能性があります。

採用者から拒否された場合の注意点

バックグラウンドチェックを実施する際は、事前に同意が必要である以上、採用候補者は、その実施を拒否することができます。
バックグラウンドチェックを拒否された場合、経歴に虚偽があったり、不利になるような情報を隠したりしている可能性があります。

拒否する理由を確認し、こちらが実施する目的もしっかりと伝えた上でも同意を得られない場合は、採用しないのが賢明でしょう。

関連記事：バックグラウンドチェック後に内定取り消しはできるか？様々なケースごとに解説

バックグラウンドチェックを実施しない場合は、反社チェックを

バックグラウンドチェックは採用候補者がネガティブな印象を持ってしまうという懸念があるだけでなく、拒否されてしまうと実施することができません。
また調査の実施には手間と費用が掛かってしまうことから、バックグラウンドチェックは導入しないという企業も少なくないでしょう。

そこで、必ず実施するべきなのが反社チェックです。
反社チェックとは、調査対象者が「反社会的勢力でないか」「反社会的勢力と関与がないか」を調査することです。

また、反社チェックを実施すると、反社との関与だけでなく、過去の逮捕歴や不祥事などのネガティブな情報を得られることがあり、採用調査という意味でも非常に有効です。

関連記事：企業を守る反社チェックとは　知っておくべき概要と具体的なやり方

反社チェックの重要性

政府指針や各都道府県から暴排条例が出されており、反社排除の動きが強まったことから、企業にも反社排除のための取り組みが求められるようになっています。
採用を行う際に反社チェックを怠ってしまうと、従業員として反社会的勢力に関係する人物が入り込み、問題を起こしたり、他の従業員が危険な目に遭ったりする恐れもあります。

また、問題が起こらずとも、反社会的勢力に関係する人物を雇用しているということが世間に露見してしまうと、企業の信用は失墜し、顧客・株主離れによる売上・株価の低下や、コンプライアンス違反として企業に処分が科される可能性もあります。

取引を行う際に実施されることの多い反社チェックですが、採用選考時にも必ず実施するようにしましょう。

関連記事：反社チェックはどこまで行うべきか 実施対象・方法を解説

まとめ

バックグラウンドチェックの実施は、①調査会社に依頼する方法、②自社で調査する方法、③リファレンスチェックで代替する方法の3つがあります。

それぞれ調査できる内容に違いがあり、それによって法的なリスクの大きさも変わってきます。
自社に合った方法や、採用候補者のリスクレベルに合わせて、実施方法を検討しましょう。

また、バックグラウンドチェックを実施しない場合でも、必ず反社チェックを実施することを推奨します。

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