安全な取引を行うための与信管理規定とは？作り方とポイントも解説

BtoBで行われる取引はほとんどが与信取引で、企業は売掛金が回収できない可能性があるというリスクを持ち合わせています。
リスクを低減し、安全な取引を行うためには与信管理規定を作成する必要があります。

この記事では、与信管理規定とは何なのか、その作成方法とポイントについても解説します。

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与信管理規定とは？

与信管理規定とは、与信管理に関するルールを明文化したもので、与信管理の意義や与信管理基準（＝与信枠の決定の方針）の記載があります。

製品・サービスを先に提供し、後払いで売掛金を回収するのが与信取引ですが、取引の際は相手企業の信用度などを調査してから契約をします。

調査を行い、健全に取引ができる会社かどうかの判断や、取引する金額を決定することを「与信管理」と言います。
与信管理規定を定めておくことで、適切な与信管理を行い、安定した経営の実現に繋げることができます。

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与信管理規定が必要な理由

企業規模が拡大するにつれて、取引先は増加し、債権金額も大きくなります。
それに比例して、債権の未回収リスクも増加します。

与信管理規定は、債権回収の不確実性を低減し、債権の安全性を高めるために必要となります。

また、与信管理規定は経営方針を示すマニュアルのような役割を持っています。
ルールが明確になっていない中で業務を進めてしまうと、社内に不安が広がり、取るべき与信リスクも取れなくなってしまい、取引規模が縮小してしまう可能性があります。

反対に、ルールが明確化されていれば、その中で活動すると決めることで現場の自由度が増し、恐れずリスクを取ることが可能になります。

そのほか、ルールが明確化されていることで、企業が受容できるリスクの範囲をはっきりと伝えることができ、管理部門の牽制機能も生かされるでしょう。

関連記事：与信管理が大切な理由とは？取引先の状況を確認する調査方法も解説

与信管理規定の作り方と項目

与信管理規定の構成に具体的なルールはありませんが、正しく機能させるために、主に以下の4種類の事項を盛り込むようにしましょう。

• 総則
• 与信限度額の設定
• 与信管理の運用
• 問題時の処理
  
  

取扱製品や顧客属性などの事業環境によって、与信管理規定に記載すべき内容も変わってきます。
また、輸入商品を扱う企業の場合はカントリーリスクに関する項目が必要なこともあるため、企業の業種や規模にあった与信管理規定を作成することが大切です。

前述の4つの事項を順番に解説します。

総則

総則は、与信管理規定の全体に適用される決まりです。

なぜ与信管理をするのかという目的や、どの取引に対して与信を設定するのかという適応の範囲、誰が与信についての責任を持つのかといった管理者・責任の範囲などの内容を記載します。
会社の状況に応じて、その他の内容を追加してもよいです。

与信限度額の設定

主に与信限度額を誰がどのように設定するのか、グループ会社の場合はグループ全体なのか、それぞれの会社ごとに分けるのかなどを記載する項目です。

与信限度額は定期的に見直すことが必要なので、与信限度額の有効期限も設定しておくとよいでしょう。

また、与信限度額を超えてしまった場合の対応についても記載しておきましょう。

関連記事：与信限度額とは？ビジネスにおける重要性と管理方法について

与信管理の運用

与信管理規定を作成しても、正しく運用されていなければ意味がありません。
作成した管理規定を遵守するために、どのように従業員への指導・教育を行うかを記載しましょう。

また、未回収が発生した際には、取引先の状況を迅速に把握する必要があります。
誰が回収状況を確認・報告し、回収ができていない場合には誰が対応を行うのかも規定しておくとよいです。

そして、取引先の経営状況が悪化した際にはリスク回避のため与信限度額の減額が必要になります。
そういった緊急時の対応についても記載しておきましょう。

問題時の処理

取引先が倒産した場合や、債権回収が滞っている場合の対処方法について記載する項目です。

前提として、どういった状況を問題があると判断するかを定義します。
そのうえで、債権回収に遅延が生じている場合、どういったタイミングでどう動くべきかということも記載しましょう。

関連記事：会社における与信とは？与信管理の流れとポイントを解説

与信管理規定を守らないことで発生するリスク

与信管理規定を作成しても、正しく守らなければリスクを避けることはできません。
どういったリスクがあるのかを2つ解説します。

債権回収ができない

与信管理規定に従わずに取引をしてしまうと、売上を重視して、リスクが高く取引すべきでない企業との取引や、与信レベルを考慮しない金額の取引をするなど、債権回収ができなくなる可能性があります。

債権回収ができないと、経済的な損失が発生するだけでなく、自社の評判も低下してしまいます。
信用に関する評判が低下すると、他社から見た自社の与信が下がってしまうこともあるため、取引を行う際は与信管理規定を徹底的に守りましょう。

会社が倒産する

正しく与信管理が行われず債権回収が滞ってしまうと、経営状況が悪化するほか、最悪の場合倒産してしまう恐れもあります。
倒産は赤字でなかったとしても、手元に資金がなくなってしまうことで「黒字倒産」に陥るケースがあります。

債権を保有していたとしても、手元に現金がなければ支払いはできず、事業継続に多大な影響を及ぼします。
スピードや売上ばかりを重視した取引はリスクが大きいため、与信管理規定を順守して取引を行うことが重要です。

関連記事：後払いに欠かせない与信審査とは？審査のポイントと与信管理について解説

与信管理を行う際のポイント

与信管理規定を設定する際には、与信管理について正しい知識を持っておく必要があります。
そこで、与信管理を行う際のポイントを4つ解説します。

複数の情報源から取引先の情報を集める

与信管理の精度を上げるためには、複数の情報源から信頼できるデータを集めることが非常に重要です。
数値化されている決算書などの定量データのほか、経営者の人柄や会社の強み・弱み、評判など数値化できない定性データも収集する必要があります。

与信管理をするうえで参考にする情報量は定性情報の方が多く、正しい情報を確認し、日々の取引先の変化をタイムリーに捉えることが大切です。

取引先ごとに与信限度額の見直しを行う

与信管理は、企業ごとのリスクに応じて柔軟に対応することが大切です。
最初に与信限度額を設定する際は、取引先ごとに設定する必要があり、未回収のリスクが大きい取引先は低めに設定するようにしましょう。

また、与信限度額は1度設定すればよいのではなく、定期的に見直す必要があります。
支払いの遅延や滞納があったり、取引先に関する良くない情報が入ってきたりした際には、取引の縮小を検討することを推奨します。

反対に、スムーズな取引が行われている企業は与信限度額を引き上げて取引を拡大することで、売上向上に繋がります。

関連記事：与信枠（与信限度額）とは？設定・算出方法を解説

債権を回収できない場合を考慮する

注意して与信管理を行っていても、売掛金が回収できないリスクを完全に無くすことはできません。
例えば、地震などの自然災害や火災による資産の滅失は予期できないでしょう。

万が一債権を回収できなかったケースに備えて、重大な被害とならないような対策が必要です。
あらかじめ活用できる給付金・補助金や融資の受け入れ先を選定しておくなどの対策を行いましょう。

営業担当と管理部門で連携をする

取引先と直接やり取りをするのは営業部門で、情報の収集・分析等は管理部門が行うという企業が多いでしょう。
そのため、営業部門と管理部門の間での連携体制を構築することが重要です。

営業部門が取引先の経営状態や企業の動向に注視し、迅速に情報共有することで、適切な与信限度額の設定に活用できます。
与信管理規定のほか、営業のマニュアルやワークフローにも、情報の共有先として管理部門を組み込んでおくとよいでしょう。

関連記事：与信調査は失礼にあたる？信頼関係を崩さず調査する方法

与信管理に役立つ企業調査のための反社チェック

与信管理の際、様々な情報を入手することが大切だとお伝えしましたが、企業調査に有効なのが反社チェックです。
反社チェックは、調査対象が反社会的勢力でないか、反社会的勢力と関与がないかを調べる調査のことです。

反社会的勢力と取引を行ってしまうと、不当要求や脅迫などの被害に遭う恐れがあるだけでなく、その関係が明るみになれば社会的信用が失墜し、金融機関などとの取引が打ち切られてしまう可能性もあります。

また、反社チェックを行うと、過去の不祥事や問題、逮捕歴なども確認できることがあります。
取引先企業名や代表者名で調査を行い、懸念点があった場合には、取引を行わない判断も必要です。

事前に反社チェックを行うことで、取引すべき会社かどうかということが判断できるため、与信管理の際には導入することを推奨します。

関連記事：企業を守る反社チェックとは　知っておくべき概要と具体的なやり方

反社チェックの方法

反社チェックの方法は主に3つで、新聞・インターネットなどの公知情報を調べる方法、反社チェックツールを導入する方法、専門の調査機関に依頼する方法があります。

また自社で調査を行い、疑わしい情報が出てきた際には、警察や暴追センターで相談すると、詳細な情報が得られることもあります。

それぞれの方法によって、チェックの精度や作業工数、調査にかかる費用にも差があります。
取引先のリスク度に合わせて、どの方法を選ぶか検討しましょう。

関連記事：反社チェックに関するルールはある？チェックのタイミングや社内の対応手順も解説

まとめ

この記事では、与信管理規定の重要性や作成方法、与信管理のポイントなどを解説しました。
リスクを伴う与信取引を行う企業は、安全な取引のために必ず与信管理規定を作成しましょう。

そして作成した与信管理規定を従業員へしっかりと周知し、正しく運用することで、より良い取引を行うことができます。

与信管理を行う際は、営業部と管理部で連携し、取引先に関する情報収集をして定期的に見直しを行うことが重要です。

また、与信管理の際には企業調査のために反社チェックを行うことを推奨しています。
取引先の情報を幅広く入手し、適切な判断を行うことを意識しましょう。

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