雇用契約書は必要か？交付方法や内容、作成時のポイントについても解説

従業員を雇用する際に用意する書類の1つに「雇用契約書」があります。
雇用契約書を作成し交付する企業もあれば、そうでない企業もあります。

では、雇用契約書を交付しなければ違法となるのでしょうか。

この記事では、雇用契約書は必要なのか、また交付する方法や記載すべき内容、作成時のポイントなどについて解説します。

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そもそも雇用契約書とは

雇用契約とは、「雇用主（＝企業）が労働者（＝従業員）の労働に対して報酬を支払う」という契約です。
それに従って作成される雇用契約書は、雇用主と労働者がお互いに「雇用契約の内容について合意した」ことを証明する契約書です。

給与や就業時間、場所、業務内容などの重要事項を書面化して、双方の署名・捺印をし、契約書を交付します。

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雇用契約書は必要か？

雇用するうえで労働条件などの明示は必須となります。

では、雇用契約書は必ず交付しなければいけないかというと、そうではありません。
詳しく解説します。

法律上の作成義務はない

雇用契約書の作成について、法律上の義務はありません。
民法623条では、「雇用契約のみで効力が発揮される」とされており、雇用契約書を交付しなくても罰則などはなく、雇用契約は成立します。

ただし「労働者と使用者は労働契約の内容についてできる限り、書面により確認するものとする」と労働契約法で規定されており、雇用契約書を作成するのが望ましいという曖昧な定義となっています。

関連記事：契約書に反社会的勢力排除条項（反社条項）が必要な理由は？具体例と例文も紹介

労働条件通知書とまとめることもある

雇用契約書と似たもので、「労働条件通知書」があります。
労働条件通知書とは給与や就業時間などの労働条件を記載した書類で、書面の作成・交付が労働基準法において義務付けられています。

つまり、法律上は労働条件通知書が交付されていれば、雇用契約書を交付していなくても問題ありません。

しかし、労働条件通知書は雇用主から労働者へ条件提示をした一方的な書面です。
双方の合意を証明するという意味で、署名・捺印欄を設け、「雇用契約書兼労働条件通知書」とする場合があります。

また、雇用契約書の内容に、労働条件通知書に必ず記載しなければいけない項目を網羅していれば、労働条件通知書を交付したのと同様の扱いになります。
まとめて1つの書類として交付することで、事務処理を減らすことができます。

トラブル回避のために作成することが推奨される

雇用契約書の作成は義務ではないですが、口頭で契約を成立させてしまった場合、あとから「言った言わない」が起きたり、条件面で揉めたりするケースが少なくありません。

実際、労働者と事業主との間の労働条件や職場環境などをめぐるトラブルが、年間で120万件以上発生しています。

参考：厚生労働省「令和４年度個別労働紛争解決制度の施行状況」

トラブル回避のために、雇用契約書を作成し、労働条件に合意したことを書面に残しておくことが推奨されます。

関連記事：コンプライアンス違反の事例を紹介 ハラスメントとの関係も解説

雇用契約書がないことで発生する可能性のあるトラブルの原因

前述の通り、雇用契約書を交わしていないことでトラブルが発生するケースがあります。
どういったことがトラブルの原因になるのかを解説します。

求人情報と実際の労働条件が異なる

最も多いトラブル原因が、求人に提示している情報と実際の労働条件が異なるというものです。
求人情報に掲載している情報はあくまでも概要であるため、給与や休日の条件が実際とは多少の差異がある企業も少なくないでしょう。

しかし、雇用契約書に記載した条件とは異なる条件下で従業員を就業させた場合、訴訟問題などに発展することもあります。

反対に、従業員が規定範囲の残業を断ったり、職務を果たしていなかったりした場合でも、口頭で契約を結んでしまっていると、「聞いていない」と言われてしまえば対抗することが難しくなります。

企業や労働者の双方にとって不利益になるケースがあるということです。

就業規則が一方的に雇用主に有利

雇用契約書を交わしていない場合、就業規則が業務を行う指針となります。
就業規則は基本的に、労働基準法にのっとった内容になっていることが大前提ですが、法改正に対応できておらず、違法なまま使用しているケースもあります。

例えば、以下のような条件は一方的に雇用主側に有利なものです。

• 就業規則に違反した場合は即刻解雇する
• みなし残業で残業代が不当に少ない
• 有給を自由に取得できない
  
  

このような条件の規定を設けてしまうと従業員とのトラブルにつながる可能性があり、裁判になった場合、社会的な信用問題や企業イメージの低下となりかねないため注意が必要です。

関連記事：IPO準備時に必要な社内規程（社内規定）の整備とは 作成の注意点を具体的に解説

雇用者と労働者で認識のずれや誤解が生じる

雇用契約書に記載される内容として、残業や休日出勤の取り扱い、試用期間の有無など、細かい項目が多数あります。
特に、試用期間中は給与が低かったり、待遇が悪かったりすることもあるため、認識の違いが生じる恐れがあります。

トラブルになった場合に確認ができるよう、書面に残しておくことを推奨します。

解雇などに関するルールが不明瞭になる

雇用契約を締結して労働している場合、雇用主が解雇する場合には、正当な事由が必要で、それは試用期間であっても同様です。

例えば、入社時の経歴詐称や、反社会的勢力関係者になっていた場合、病気やケガで復職できない場合などは解雇することができます。

雇用契約書がないと、こういった正当な事由以外で退職を言い渡すことが可能になってしまいます。
労働者が安心して業務を行うためにも、雇用契約書があるとよいでしょう。

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雇用契約書の交付方法・タイミングと内容

雇用契約に際して、いつ、どのような方法で雇用契約書を交付すればよいのか、また記載すべき内容についても解説します。

雇用契約書の交付方法

労働条件の明示はこれまで、書面による明示が必須でしたが、2019年4月以降、労働者の希望があればメールやSNSなど電子での明示が可能になりました。
それに伴って電子化が進んでおり、書類の印刷や保管にかかるコストが削減され、事務処理が効率化できるようになりました。

ただし、雇用契約書は署名が必要であるため、原本であることを主張できる電子署名の付与や、電子帳簿保存法の要件を満たすことが最低条件となっています。

厚生労働省では、トラブルを防ぐため以下の注意点を挙げています。

• 労働者が本当に電子メールなどによる明示を希望したか、個別にかつ明示的に確認すること
• 本当に到達したか、労働者に確認すること
• 印刷や保存がしやすいよう添付ファイルで送ること
• なるべく出力して保存するように、労働者に伝えること
  
  

また、電子での交付はあくまでも労働者側が希望した場合のみ可能な方法です。
企業が勝手に電子での交付を行った場合、労働基準関係法令の違反となり、最高で30万円以下の罰金となる可能性があります。

参考：厚生労働省「『労働基準法施⾏規則』改正のお知らせ」

雇用契約書交付のタイミング

雇用契約書は、雇い入れる前に締結するのが一般的です。
フロー上では、内定後に入社手続きを行う際か、実際に入社する際に締結することが多いでしょう。

もし労働条件通知書と兼ねる場合は、雇用契約を締結する際に交付することが義務付けられているため、注意が必要です。

関連記事：IPO準備企業が整備すべき人事・労務とは　懸念点についても解説

雇用契約書の内容

法令で明示すべき項目が規定されているのは「雇用契約書」ではなく「労働条件通知書」です。
しかし、実務上2つの書類を兼ねるケースが多く、その場合には労働条件通知書に記載すべき事項を記載しておく必要があります。

労働条件通知書には、どのような場合でも必ず明示・記載する必要のある「絶対明示事項」と、企業が該当の制度を設けている場合のみに明示・記載すべき「相対明示事項」があります。
それぞれ解説します。

絶対明示事項

必ず記載する必要のある絶対明示事項は以下の通りです。

• 労働契約の期間
• 始業及び終業時刻
• 就業場所
• 従事する業務の内容
• 休憩時間、休日、休暇
• 交代制のルール（労働者を2組以上に分ける場合）
• 所定労働時間を超える労働の有無
• 賃金の決定、計算及び支払方法、締切日、支払日
• 昇給に関する事項
• 退職や解雇（解雇の事由）に関する規定
  
  

また2024年4月1日以降、労働基準法施行規則5条が改正され、以下の項目も追加となりました。

• 就業場所・業務の変更の範囲
  
  

（以下3点は有期雇用契約の場合）

• 更新の上限
• 無期転換申込機会
• 無期転換後の労働条件
  
  

また、パートタイムやアルバイトなどの短時間労働者に対しては、以下の内容も明示する必要があります。

• 昇給の有無
• 賞与の有無
• 退職手当の有無
• 雇用管理についての相談窓口の担当部署名・担当者名等
  
  

関連記事：バックグラウンドチェック後に内定取り消しはできるか？様々なケースごとに解説

相対明示事項

相対明示事項の場合でも、企業に該当する制度がある場合は必ず明示しなければなりません。
相対明示事項については書面での明示は求められておらず、口頭での明示でも問題ありません。

ただし、トラブル回避の観点から雇用契約書に記載しておくとよいでしょう。
相対明示事項は以下の通りです。

• 退職手当の定めが適用される労働者の範囲
• 退職手当の決定・計算及び支払の方法
• 退職手当の支払時期
• 最低賃金
• 臨時に支払われる賃金、賞与について
• 労働者に負担させる食費、作業用品など
• 安全衛生に関する事項
• 災害補償・業務外の傷病扶助制度
• 休職に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 表彰や制裁の制度
  
  

参考：厚生労働省「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞き…」

その他必要な事項

その他の項目として、就業規則にある重要な項目は、ルールの明示という意味で記載しておくとよいでしょう。

例えば、労働基準法では制裁に関する定めがある場合に周知を徹底するよう求めています。
減給や処分などの罰則規定がある場合は、雇用契約書に記載しておきましょう。

署名・捺印欄

雇用契約書としての効果を発揮させるために、必ず署名・捺印欄を設置しましょう。
署名がないものは契約書としての効力を主張することができません。

労働条件に同意したという証明になるよう、双方の署名捺印を行うことが重要です。

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雇用契約書作成時のポイント

雇用契約書は、大前提として労働関係法令を遵守していることが必須です。
改正などにも適切に対応し、違法のない労働条件を明示するようにしましょう。

雇用契約書を作成する際のその他のポイントは以下の4つです。

• 必要な記載事項を網羅する
• 転勤や異動、職種変更の有無を明確にする
• 労働時間制を検討し、明示する
• 試用期間を明記する
  
  

それぞれ詳しく解説します。

関連記事：反社会的勢力に該当する人物の家族・親族との取引や雇用は可能なのか？

必要な記載事項を網羅する

雇用契約書を労働条件通知書と兼ねる場合は「絶対的明示事項の項目を網羅すること」が必須です。
また、前述の通り相対明示項目に当てはまる項目がある場合は、その項目の明示も必要となります。

作成した雇用契約書に法令で定められている事項が正しく記載されているか、不明瞭な点や漏れがないかを確認したうえで交付を行いましょう。

転勤や異動、職種変更の有無を明確にする

通知する労働条件として、雇い入れ直後の就業場所や業務内容については明示が義務付けられていますが、将来的な就業場所や業務内容の変更までは考慮していません。

転勤や異動、職種や業務内容の変更が将来的にある可能性があれば、その旨を記載し、事前に労働者の同意を得ておくとよいでしょう。

労働時間制を検討し、明示する

裁量労働制やフレックスタイム制などの固定労働時間制度以外を導入している場合、適用する制度を明示する必要があります。

また、フレックスタイム制の中でも、フレキシブルタイムやコアタイムを設定している場合は、その時間帯など制度に合わせた事項も明示するようにしましょう。

試用期間を明記する

労働基準法では、試用期間に関する項目の明示は義務付けられていません。
しかし、試用期間は給与や解雇要件などが本採用時と異なるケースが多く、「賃金」や「退職」など絶対明示事項に関する項目と関係しています。

のちのトラブルを防ぐためにも、試用期間や期間中の条件についても明記しておくことを推奨します。

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まとめ

この記事では雇用契約書について解説してきました。
雇用契約書を作成することに法的な義務はありませんが、トラブル防止のためにも作成しておくことが望ましいです。

また、必ず交付が必要な労働条件通知書と兼ねることで、事務処理を減らし、かつ双方の合意についても証明ができるようになります。
記載すべき内容についてもしっかりと把握し、関係法令に即した書類を作成することが大切です。

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