採用管理システム（ATS）とは？基本機能や導入するメリット、選定のポイントを解説

採用管理システム（ATS）は、現代の企業の採用活動を効率化し、競争力を高めるための重要なツールです。

この記事では、採用管理システムの基本的な機能や導入によるメリット、システム選定のポイントについて詳しく解説します。

効率的かつ効果的な採用業務を実現し、優れた人材を迅速に確保するためのヒントを提供します。

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採用管理システム（ATS）とは

採用管理システム（ATS）は、企業の採用プロセスを効率化し、応募者情報の管理を一元化するためのシステムです。

このシステムは、求人情報の作成・公開から応募者の選考・採用までの一連のプロセスをサポートし、採用担当者の業務負担を軽減します。

また、応募者のステータスや選考結果をリアルタイムで把握できるため、迅速かつ適切な意思決定が可能です。

クラウドとオンプレミスの違い

クラウド型とオンプレミス型の採用管理システム（ATS）には、それぞれの利点と課題があります。

どちらのシステムが適しているかは、企業の規模やニーズに応じて選定することが重要です。
それぞれ解説します。

クラウド型

クラウド型の採用管理システムは、インターネット経由で利用できるため、場所を問わずアクセスが可能です。

このタイプのシステムは、初期導入費用が比較的低く、サーバーの運用や保守をベンダーが行うため、企業側の負担が少ない点が特徴です。

また、システムのアップデートが自動的に行われ、常に最新の機能を利用できる利点もあります。
一方で、データが外部サーバーに保存されるため、セキュリティ対策が重要です。

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オンプレミス型

オンプレミス型の採用管理システムは、企業内部のサーバーにインストールして利用するため、データの管理やセキュリティに優れています。
企業独自のカスタマイズが可能であり、必要に応じたシステム構築ができます。

しかし、導入費用が高く、システムの運用や保守を企業自身で行う必要があるため、運用コストがかかる点が課題です。

採用管理システム（ATS）が注目される背景

近年、企業の採用活動は多様化・複雑化しており、効率的な人材獲得が求められています。
採用管理システム（ATS）は、応募者の情報を一元管理し、選考プロセスを自動化することで、採用業務の効率化を実現します。

また、データ分析により採用戦略の改善につながるため、多くの企業で導入が進んでいます。
特に、リモートワークの普及に伴い、クラウド型の採用管理システムが注目されています。

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採用管理システム（ATS）の基本機能

採用管理システム（ATS）は、企業の採用活動を効率化し、応募者の情報を一元管理するためのシステムです。

このシステムにはいくつかの基本的な機能があり、それぞれの機能が採用プロセス全体をサポートします。

求人管理

求人管理機能は、求人情報の作成、公開、更新を一元管理するための機能です。
採用担当者は、複数の求人サイトやSNSに求人情報を連携し、広範囲にわたる求職者にアプローチすることができます。

また、応募者がどの求人サイトから応募してきたかを追跡することができ、効果的な求人戦略を立てるのに役立ちます。

情報管理

応募者の履歴書、職務経歴書、面接結果などの情報を一元管理し、必要な情報を迅速に取得できる機能です。

これにより、応募者ごとのステータスや評価をリアルタイムで把握でき、選考プロセスをスムーズに進めることができます。

さらに、データの蓄積により、過去の応募者情報を参照することも可能です。

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選考管理

選考管理機能は、応募者の選考プロセスを効率化するための機能です。
面接のスケジューリング、評価の記録、選考ステータスの更新など、選考に関わるすべての情報をシステム上で管理することができます。

これにより、複数の採用担当者が協力して選考を進めることが容易になり、コミュニケーションの円滑化が図れます。

内定者管理

内定者管理機能は、内定者の情報を一元管理し、入社手続きをサポートするための機能です。
内定者の連絡先情報、入社書類の提出状況、入社前オリエンテーションのスケジュール管理などをシステム上で行うことができます。

これにより、内定者のスムーズな入社プロセスを実現し、企業と内定者のコミュニケーションが強化されます。

採用分析

採用活動の効果を分析し、改善点を見つけるためのデータを提供する機能です。

例えば、応募者数、選考通過率、採用コストなどのデータを元に、採用プロセスの効率化や効果的な採用戦略の立案が可能になります。

データ分析に基づいた意思決定が行えるため、企業はより競争力のある人材採用を実現できます。

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採用管理システム（ATS）を導入するメリット

採用管理システム（ATS）は、企業の採用活動を効率化し、競争力を高めるための重要なツールです。
ここでは、ATSを導入することで得られる主なメリットについて説明します。

採用効率の向上

採用管理システム（ATS）は、求人情報の作成・公開から応募者の選考・採用までの一連のプロセスを効率化します。
これにより、採用担当者は手作業による業務負担を軽減し、より戦略的な業務に集中することができます。

また、応募者の情報を一元管理することで、迅速かつ適切な意思決定が可能となり、採用プロセス全体のスピードが向上します。

特に、複数の選考段階や多くの応募者を抱える場合には、ATSの活用が非常に効果的です。

情報の見える化

ATSは、応募者情報や選考状況をリアルタイムで把握できるため、情報の見える化が実現します。
これにより、採用担当者は必要な情報を迅速に取得でき、適切な対応を行うことができます。

また、採用プロセス全体の透明性が向上し、採用活動の効果を客観的に評価することが可能です。

さらに、データの分析を通じて、採用戦略の改善点や成功事例を特定し、より効果的な採用活動を展開できます。

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人的ミスの防止

採用管理システム（ATS）を利用することで、手作業による入力や管理が減少し、人的ミスを防止することができます。
例えば、応募者情報の重複入力や選考結果の記録漏れなどがなくなり、正確なデータ管理が実現します。

また、システム上でのデータ共有が可能になるため、情報の漏れや重複が防止され、よりスムーズな業務遂行が可能となります。
これにより、応募者とのコミュニケーションも円滑に進められます。

コストパフォーマンスの改善

採用管理システム（ATS）を導入することで、採用活動にかかるコストが削減されます。
求人情報の公開や選考プロセスの自動化により、採用担当者の労力が軽減されるため、効率的な採用活動が実現します。

また、採用活動のデータを分析することで、効果的な採用戦略を立案し、コストパフォーマンスの改善が図れます。

さらに、採用業務の効率化により、他の重要な業務にリソースを集中させることができ、企業全体の生産性が向上します。

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採用管理システム（ATS）を選ぶ際のチェック項目

採用管理システム（ATS）の選定は、企業の採用活動を効率化し、効果的な人材確保を実現するために非常に重要です。

ここでは、ATSを選ぶ際に確認すべき主なポイントについて説明します。

新卒・中途どちらのサポートに長けているか

企業が新卒採用や中途採用を行う際、それぞれのニーズに適した機能を持つATSを選ぶことが重要です。

新卒採用向けにはエントリーシートの管理機能、中途採用向けには職務経歴書の評価機能などが求められます。

どちらの採用形態にも対応しているシステムを選ぶことで、採用活動の柔軟性が向上します。

事業規模と合致するか

採用管理システム（ATS）は、企業の規模や採用活動の規模に応じて選定することが重要です。

大規模な企業には、多機能でスケーラブルなシステムが適していますが、中小企業にはシンプルで使いやすいシステムが求められます。

事業規模に合ったATSを選ぶことで、無駄なコストを削減し、効果的な採用活動が実現します。

採用課題をカバーする機能があるか

企業が直面している採用課題を解決するための機能が備わっているかを確認することが重要です。

例えば、応募者の質の向上や選考プロセスの迅速化、採用コストの削減など、具体的な課題に対応できるシステムを選びましょう。

また、柔軟なカスタマイズが可能なシステムであれば、企業の独自の採用プロセスに合わせて最適化できます。

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セキュリティ対策が万全か

応募者の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが重要です。
データの暗号化やアクセス制限、不正アクセスの検知など、情報セキュリティに関する機能が備わっているかを確認しましょう。

セキュリティがしっかりしているシステムを選ぶことで、企業と応募者の信頼関係を築くことができます。

操作性（UI）が優れている

採用管理システム（ATS）の操作性が優れているかを確認することも重要です。
直感的なユーザーインターフェース（UI）を持つシステムは、採用担当者がスムーズに利用できるため、業務効率が向上します。

使いやすいシステムを選ぶことで、導入後の教育コストや操作ミスの軽減が図れます。

既存システムと連携できるか

企業が既に利用している他のシステムと連携できるかを確認することも重要です。

例えば、人事管理システムや給与計算システムと連携することで、データの共有が容易になり、業務の効率化が図れます。

既存システムとの連携性を確認することで、採用業務全体の流れをスムーズに進めることができます。

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採用担当者が実施すべき反社チェック

企業の健全な経営を維持するためには、反社会的勢力との関係を避けることが重要です。

特に採用活動においては、反社会的勢力に関与する人物を未然に排除するための対策が必要です。
そのために、全ての採用候補者に対して反社チェックを実施する必要があります。

関連記事：従業員の反社チェックが必要な理由とは？チェックのタイミングと実施すべきサインも解説

反社チェックの方法

反社チェックの方法はいくつかあります。

まず、採用候補者の経歴や職務経歴書を精査し、不審な点がないか確認します。
さらに、過去の勤務先や所属団体についても調査を行い、反社会的勢力との関わりがないかを確認します。

インターネット検索での調査も可能ですが、不要な情報が大量にヒットしてしまうほか、信用性のある情報かどうかを精査するのに、多くの手間と時間がかかります。

ある程度まとまった人数の採用を行う際は、反社チェックツールを導入することを推奨します。

また、自社での調査のみでは不安な場合は、外部の専門機関に依頼して、応募者の反社チェックを実施することも効果的です。
これにより、より詳細な調査が行え、企業にとってリスクのある人物の採用を防ぐことができます。

関連記事：反社チェックを自動化する方法はある？ツールの機能や注意点を解説

まとめ

採用管理システム（ATS）は、企業の採用活動を効率化し、情報の見える化や人的ミスの防止、コストパフォーマンスの改善など、さまざまなメリットを提供します。

クラウド型とオンプレミス型の違いや基本機能を理解し、自社のニーズに合ったシステムを選定することが重要です。

また、反社チェックの実施も忘れずに行い、健全な採用活動を支援しましょう。

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